Les dispositions générales de vente énoncées ci-dessous font intégralement partie de chaque accord de prestation de services entre le client ou l’agence cliente (désigné ci-dessous comme le « Client ») et l’agence de voyage AucoeurVietnam. Ainsi, la conclusion d’un contrat avec AucoeurVietnam signifie que le client a pris connaissance, compris et consenti de manière volontaire aux conditions et termes spécifiés dans les conditions générales de vente.
Les prix indiqués dans le devis émis par AucoeurVietnam au client sont exprimés en Euro, en Dollar ou en Dong vietnamien. Les tarifs indiqués dans le devis ou la facture sont valables pendant la période expressément mentionnée sur le document concerné.
Les tarifs du voyage restent fixes après confirmation de la réservation. Toutefois, en cas de circonstances exceptionnelles indépendantes de notre volonté, notamment en cas de fluctuations importantes des taux de change ou de l’entrée en vigueur de nouvelles taxes ou redevances gouvernementales applicables aux prestations de voyage, les tarifs pourront être révisés.
En cas de révision tarifaire, nous en informerons le client par écrit, en précisant clairement les motifs de cette modification. Si le client n’accepte pas le nouveau tarif proposé, il pourra annuler le voyage. Dans ce cas, 100 % des acomptes déjà versés lui seront remboursés.
Toute demande de réservation ou de modification de l’itinéraire doit être formulée et confirmée officiellement par courrier électronique de Aucoeurvietnam.
Dès la confirmation du voyage, le client doit verser un acompte correspondant à 30 % du montant total du voyage et le solde doit être réglé au plus tard un mois avant la date de départ, ou au plus tard au début du programme de voyage au Vietnam.
Pour toute réservation effectuée moins de 30 jours avant la date de départ, le client doit régler 100 % du montant total du voyage dès la confirmation de la réservation. Une fois le service confirmé, AucoeurVietnam émettra une facture au client, qui lui sera envoyée par courrier électronique.
Faire l’attention: En l’absence d’un accord préalable, si le client ne respecte pas les délais de paiement convenus, l’agence se réserve le droit d’annuler la réservation et d’appliquer les frais d’annulation prévus dans les conditions d’annulation en vigueur.
Les informations bancaires de AucoeurVietnam seront fournies au client lors de la conclusion du contrat de prestation de services. Le règlement de l’acompte de 30% du voyage peut s’effectuer de différentes manières :
Il est à noter que si le paiement s’effectue par carte bancaire, le montant sera converti en Vietnam Dong conformément à la réglementation du système bancaire du pays, sur la base du taux de change en vigueur au moment du règlement.
Avant le départ : Toute demande de modification majeure de l’itinéraire, de la date de départ ou du nombre de participants doit être communiquée par écrit au moins 30 jours avant la date de départ.
Pendant le voyage : Si le client souhaite modifier l’itinéraire en cours de voyage, l’agence fera de son mieux pour répondre à sa demande, sous réserve des disponibilités de ses prestataires (hôtels, véhicules, bateaux, etc.). Tous les frais supplémentaires résultant de ces modifications seront à la charge du client.
En cas d’annulation du voyage pour des raisons personnelles, des frais d’annulation seront appliqués en fonction de la date à laquelle l’agence reçoit la notification d’annulation par courrier électronique, selon le barème suivant :
| Délai de notification avant le départ | Frais d’annulation |
|---|---|
| Plus de 31 jours avant le départ | 10 % du montant total du voyage |
| De 8 à 30 jours avant le départ | 20 % du montant total du voyage |
| De 72 heures à 7 jours avant le départ | 25 % du montant total du voyage |
| Moins de 72 heures avant le départ | 30 % du montant total du voyage |
Remarque importante : Les billets d’avion internationaux et domestiques, les billets de train ainsi que les prestations soumises à des conditions de réservation particulières, telles que les croisières haut de gamme, sont soumis aux conditions et frais d’annulation propres aux prestataires concernés, en vigueur au moment de la réservation.
Modalités de remboursement : Tout remboursement sera effectué par virement bancaire. Les éventuels frais bancaires liés au transfert seront à la charge du client.
L’agence se réserve le droit d’annuler ou de modifier le programme de voyage en cas de force majeure indépendante de sa volonté, notamment en cas de catastrophe naturelle, de tempête, d’inondation, d’épidémie, d’instabilité politique, de guerre ou d’incident aérien majeur.
En cas d’annulation du voyage pour cause de force majeure, l’agence remboursera intégralement les prestations non utilisées au client. Sa responsabilité ne pourra donner lieu à aucune indemnisation supplémentaire au-delà du montant déjà perçu au titre du voyage.
Le passeport du client doit être valable pendant au moins 6 mois à compter de la date de fin du voyage. Le client est responsable de l’obtention des visas nécessaires pour entrer dans les pays prévus à l’itinéraire (Vietnam, Laos, Cambodge, Thaïlande, etc.). Sur demande, l’agence se tient à sa disposition pour le conseiller et l’accompagner dans les démarches de demande de visa ou de visa électronique (e-visa).
À partir de 2026, le Vietnam met en place une procédure obligatoire de déclaration électronique préalable à l’arrivée (Pre-Arrival, système PAI). Le client doit remplir gratuitement ce formulaire en ligne avant son départ en avion afin d’obtenir un code QR à présenter aux autorités de l’immigration à son arrivée. Si le client se voit refuser l’embarquement ou l’entrée sur le territoire en raison de documents manquants, d’un passeport expiré ou de l’absence d’un visa valide, le voyage sera annulé et les frais d’annulation prévus s’appliqueront. Nouvelle formalité d’entrée Vietnam 2026 à enregistrer!!
Assurance voyage obligatoire : Tous les voyageurs doivent obligatoirement souscrire une assurance voyage internationale dans leur pays de résidence avant le départ. Cette assurance doit couvrir les frais médicaux, les accidents, les urgences médicales ainsi que la perte de bagages.
Assistance en cas d’incident : En cas de problème médical ou de sinistre couvert par l’assurance, notre agence s’engage à coopérer activement avec le client et à l’assister dans les démarches nécessaires auprès des autorités compétentes et de la compagnie d’assurance.
Sécurité pendant le voyage : Nos guides ont suivi une formation aux gestes de premiers secours, notamment à la réanimation cardio-pulmonaire (RCP) et à la prise en charge des blessures, afin de contribuer à la sécurité des voyageurs tout au long du séjour.
L’agence s’engage à fournir des prestations conformes au programme et au contrat convenus, de manière précise et complète.
L’agence agit en qualité d’intermédiaire entre les voyageurs et les prestataires de services indépendants (compagnies aériennes, hôtels, restaurants, compagnies de navigation, transporteurs, etc.). Par conséquent, elle ne saurait être tenue directement responsable des dommages, pertes, accidents, retards de vol ou détériorations de bagages résultant de défaillances imputables à ces prestataires indépendants.
Les voyageurs sont tenus de respecter les consignes de sécurité ainsi que les instructions données par leur guide ou par les responsables des services tout au long du voyage.
Santé et alimentation : Les voyageurs doivent informer l’agence dès la réservation de toute contrainte de santé particulière (difficultés de mobilité, maladie cardiovasculaire ou maladie chronique) ainsi que de toute exigence alimentaire spécifique (régime végétarien, allergies alimentaires, restrictions alimentaires liées à des convictions religieuses, etc.), afin de permettre à l’agence de prendre les dispositions nécessaires.
Enfants : Les tarifs et les conditions applicables aux enfants, notamment en matière de couchage individuel, de lit bébé et de billets d’entrée aux sites touristiques, sont précisés en fonction de leur âge dans le devis détaillé de chaque voyage.
L’agence s’engage à protéger les données personnelles des voyageurs et à les utiliser uniquement dans le cadre de l’organisation et de la réservation des prestations liées au voyage (hôtels, billets d’avion, assurance, etc.), conformément aux règles applicables en matière de protection des données. L’agence respecte la vie privée des voyageurs. Les photos et vidéos prises au cours du voyage à titre de souvenirs ne pourront être utilisées à des fins de communication ou de promotion qu’avec l’accord préalable des personnes concernées.
Si une prestation ne donne pas satisfaction pendant le séjour, les voyageurs sont invités à en informer immédiatement leur guide ou leur conseiller voyage afin qu’une solution puisse être recherchée dans les meilleurs délais. Toute réclamation formulée après le voyage doit être adressée par écrit ou par courrier électronique au bureau de l’agence dans un délai de 30 jours à compter de la date de fin du voyage. Passé ce délai, l’agence se réserve le droit de ne pas donner suite à la réclamation.
Les deux parties s’engagent à rechercher une solution à tout différend dans un esprit de coopération, de respect mutuel et de règlement amiable. À défaut d’accord, le litige sera soumis au Centre d’arbitrage international du Vietnam (VIAC), relevant de la Chambre de commerce et d’industrie du Vietnam (VCCI).
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